A grande verdade é que no segmento PME são raros os ambientes onde os documentos são organizados de forma ordenada e correta. E é o sonho de toda empresa localizar aquele documento de do ano passado num piscar de olhos, não é mesmo? Muito pouco se faz neste sentido. A menos que você tenha mania de organização e faça isto por conta própria, raramente isto acontecerá em sua empresa. Mas deveria. Porque o ganho de tempo é muito grande e compensa implementar esta prática no dia-a-dia.

Segundo dados da Global GED, geram-se em média 19 cópias de cada documento manuseado numa organização. E os profissionais gastam de 5 a 15% do seu tempo lendo documentos que levaram de 30 a 40% do tempo para serem localizados. Mas o pior de tudo foi saber que 7,5% de todos os documentos que deveriam estar disponíveis para consulta foram perdidos e 5% só por terem sido armazenados incorretamente.

Se pararmos para pensar no volume de documentos estruturados ou não, que circulam na internet, fica mais complicado ainda ter de lidar com eles em papel. Na época em que a agilidade para se chegar a uma informação é cultuada, imagine-se debruçado sobre um arquivo buscando essa informação em um documento em papel. Já pensou? Esse é um dos muitos benefícios do sistema de gestão eletrônico de documentos que você vai ter: redução do tempo para busca de um documento, para começar.

Então, agora vai a minha dica para quem está em casa e tem muito papel para guardar: compre um scanner, organize o que realmente precisa ficar em papel e simplifique sua vida. Busque um profissional de gestão eletrônica de documentos para te ajudar em seu escritório de casa ou na empresa. Simplifique a vida e use o tempo da busca de um documento para ganhar produtividade. Falo isso de buscar um profissional, pois em alguns casos a papelada é tanta e mal cuidada, que você vai precisar de ajuda. E de um sistema também para deixar tudo organizado.

O conceito de Paperless que prega a redução ou eliminação total do uso do papel em transações comerciais traz muitos benefícios para quem o adota. Alguns deles:

• Redução dos custos operacionais
• Aumento da produtividade dos empregados, menos buscas e espera por documentos
• Maior velocidade nas respostas às demandas dos clientes
• Ganhos de imagem e reputação da marca, devido a percepção de contribuição com a redução do impacto ambiental
• 100% dos documentos eletrônicos são aceitos em um tribunal de justiça (Brasil)
• Flexibilidade de trabalho remoto com acesso 24×7 dos documentos da empresa, especialmente para quem atua externamente

Lógico que uma cultura sem papel precisa passar por uma mudança de comportamento das pessoas que atuam nos processos organizacionais, mas é totalmente factível. Uma oportunidade pode ser iniciar na parte fiscal, que hoje já tem um estimulo do sistema tributário do país com a entrada da nota fiscal eletrônica, o imposto de renda, cupom fiscal eletrônico, e-social para a previdência e outros. A área de Recursos Humanos também é um excelente departamento para passar por um processo de digitalização.

As soluções estão mais simples, robustas e baratas. O valor de armazenamento digital tem caído a cada ano que passa e se comparado ao M² pago para guardar papel. Além disso, pode começar a reduzir o volume de impressão. Para começar o projeto é muito simples e em 1 (uma) semana é possível começar a usar uma solução completa.

E no futuro evoluir o GED para o processo de gestão do conhecimento. Eu, particularmente, vejo o processo de gestão documental como uma ponta do iceberg chamado “conhecimento coletivo organizacional”. Muitas áreas da empresa geram informações e dados que precisam ser analisados e estruturados de forma a transmitir conhecimento e consequente resultado para o negócio.

Lembro que na minha primeira viagem internacional a negócios, meu gestor pediu um relatório de no mínimo 15 páginas com o que levantei de informações e das palestras. Para quem não esteve no evento, foi a oportunidade de ter as impressões captadas por mim e o conhecimento ficou na empresa, assim como todo o material de apoio que ganhei no evento, registrado no CEDOC.  Estando presente no evento ganhei um conhecimento que levo para a vida toda, mas a empresa tem também esse conhecimento que investiu para ter dentro de casa através de um profissional.

Isso serve para todas as áreas da empresa. A área comercial, por exemplo, em contato com os clientes pode obter informações importantes sobre o mercado e novas oportunidades de negócios, avaliar tendências da concorrência em abordagens e negócios. A área de TI, eu como gosto muito da parte de gestão de serviços, lembro muito dos meus preciosos cadernos, pois a medida que vou observando os problemas e solucionando, vou criando procedimentos de atendimento. Esse conhecimento quando registrado e colocado à disposição dos demais membros da equipe, fomentam novos desenvolvimentos.

Além de implantar uma cultura paperless, enxergo a implantação de um GED como a oportunidade de sistematizar um processo de apropriação da informação que pertence sim a empresa onde você atua. Afinal, ela te paga mensalmente para que você desenvolva uma atividade, sendo assim, tudo o que é gerado de informação a ela pertence.

Está lançado o desafio de implantar essa ferramenta de forma estratégica para as empresas. É um processo contínuo e progressivo, mas que revolucionará a forma como as informações são tratadas. Comece pequeno e vá alargando as fronteiras, a medida que o retorno do investimento esteja acontecendo. Segundo estudo da AIIM[i] de 2014, o retorno do investimento gira em cerca de 12 meses. Dependendo do volume, eu creio que em menos tempo você vá sentir a diferença.